Bewirtungskosten richtig abrechnen: Diese Nachweise verlangt das Finanzamt
Bewirtungskosten zählen zu den klassischen Prüfungsschwerpunkten der Finanzverwaltung. Ob Geschäftsessen mit Kunden, Verhandlungen im Restaurant oder interne Veranstaltungen mit Mitarbeitern – bereits kleinere Formfehler können dazu führen, dass Betriebsausgaben steuerlich nicht anerkannt werden. Welche Angaben auf einem Bewirtungsbeleg erforderlich sind, welche Besonderheiten für Geschäftsessen gelten und welche Neuerungen sich aus dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ergeben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Geschäftliche und interne Bewirtung: Wo liegt der Unterschied?
Zunächst ist zwischen der Bewirtung von Geschäftspartnern und der Bewirtung eigener Mitarbeiter zu unterscheiden. Beide Fälle werden steuerlich unterschiedlich behandelt.
70 %
Bewirtung von Geschäftspartnern
Hierzu zählen insbesondere Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten, Beratern oder potenziellen Geschäftspartnern. Solche Aufwendungen sind grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die verbleibenden 30 % gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.
Voraussetzung ist jedoch, dass die Bewirtung betrieblich veranlasst war und die gesetzlichen Nachweise vollständig vorliegen.
100 %
Interne Bewirtung von Mitarbeitern
Anders werden Aufwendungen behandelt, die ausschließlich eigenen Arbeitnehmern zugutekommen. Hierzu gehören beispielsweise Besprechungen mit Verpflegung, interne Workshops, Fortbildungen oder Bewirtungen im Rahmen betrieblicher Veranstaltungen.
Soweit die Aufwendungen betrieblich veranlasst sind, können diese regelmäßig zu 100 % als Betriebsausgaben abzugsfähig sein. Die besonderen Abzugsbeschränkungen für Geschäftsessen greifen in diesen Fällen grundsätzlich nicht.
Praxishinweis
Gemischte Veranstaltungen sorgfältig dokumentieren
Gerade bei gemischten Veranstaltungen mit Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern sollte sorgfältig dokumentiert werden, welche Personen teilgenommen haben und welchem Zweck die Bewirtung diente.
Welche Bewirtungskosten sind steuerlich abzugsfähig?
Damit Bewirtungskosten steuerlich berücksichtigt werden können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein.
- Die Aufwendungen müssen ordnungsgemäß nachgewiesen werden.
In der Praxis scheitert die steuerliche Anerkennung häufig an der zweiten Voraussetzung. Selbst wenn ein Geschäftsessen zweifelsfrei betrieblich veranlasst war, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug versagen, wenn die erforderlichen Nachweise fehlen.
Welche Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg enthalten sein?
Das Einkommensteuergesetz verlangt in § 4 Abs. 5 EStG Nachweise über die Höhe der Aufwendungen und die betriebliche Veranlassung der Bewirtung. Hierfür sollten insbesondere folgende Angaben dokumentiert werden:
- Ort der Bewirtung
- Datum der Bewirtung
- Anlass der Bewirtung
- Teilnehmer der Bewirtung
- Höhe der Aufwendungen
Während Ort, Datum und Rechnungsbetrag regelmäßig unproblematisch sind, führen insbesondere unzureichende Angaben zum Anlass der Bewirtung häufig zu Beanstandungen.
Teilnehmer und Anlass der Bewirtung richtig dokumentieren
Die Finanzverwaltung verlangt eine möglichst konkrete Beschreibung des geschäftlichen Anlasses.
Zu allgemein – und damit angreifbar
- „Kundenpflege“
- „Geschäftsessen“
- „Arbeitsgespräch“
- „Besprechung“
Solche Formulierungen werden regelmäßig als zu allgemein angesehen.
Konkret – und damit belastbar
- Vertragsverhandlungen für Projekt XY
- Abstimmung der Lieferbedingungen für Auftrag Muster GmbH
- Jahresgespräch mit Hauptlieferant
- Planung der Markteinführung Produkt XY
- Besprechung zur Erweiterung des Standorts Essen
Auch die Teilnehmer der Bewirtung sollten vollständig benannt werden. Dies gilt grundsätzlich auch für den bewirtenden Unternehmer selbst. Bei größeren Veranstaltungen kann die Bezeichnung einer Personengruppe mit Angabe der Teilnehmerzahl ausreichend sein.
Warum die Restaurantrechnung allein nicht ausreicht
Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass die Restaurantrechnung bereits den erforderlichen Nachweis für das Finanzamt darstellt. Tatsächlich dokumentiert die Rechnung lediglich die Höhe der Aufwendungen. Die betriebliche Veranlassung ergibt sich daraus regelmäßig nicht.
Zusätzlich müssen daher Anlass und Teilnehmer der Bewirtung dokumentiert werden. Erfolgt dies nicht zeitnah, drohen spätere Schwierigkeiten bei einer Betriebsprüfung.
Insbesondere Jahre nach dem Geschäftsessen lassen sich die Hintergründe einer Bewirtung häufig nicht mehr zuverlässig rekonstruieren.
Symbolbild, mit KI erstellt (Recraft V4.1)
Typische Fehler bei Bewirtungskosten in Betriebsprüfungen
In Betriebsprüfungen zeigt sich immer wieder, dass Bewirtungskosten nicht wegen fehlender betrieblicher Veranlassung beanstandet werden, sondern aufgrund formaler Mängel. Zu den häufigsten Fehlern gehören:
- fehlende Angaben zum Anlass der Bewirtung,
- unvollständige Teilnehmerlisten,
- Verwendung allgemeiner Formulierungen wie „Kundenpflege“,
- fehlende oder nicht ordnungsgemäße Restaurantrechnungen,
- nicht dokumentierte Trinkgelder,
- verspätete Ergänzung der erforderlichen Angaben,
- fehlende Verknüpfung zwischen digitalem Beleg und Eigenbeleg,
- Buchung auf falschen Aufwandskonten.
Gerade bei digitalen Prozessen sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, ob die erforderlichen Informationen tatsächlich gemeinsam archiviert werden und im Rahmen einer Betriebsprüfung kurzfristig vorgelegt werden können.
Neu seit dem 19.11.2025
Neue Anforderungen durch das BMF-Schreiben
Mit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 hat die Finanzverwaltung ihre Verwaltungsauffassung an die zunehmende Digitalisierung und die Einführung der E-Rechnung angepasst. Grundsätzlich können Bewirtungsbelege inzwischen vollständig digital verarbeitet und archiviert werden. Dies betrifft sowohl elektronische Rechnungen als auch digital erstellte Eigenbelege. Voraussetzung ist jedoch, dass
- Rechnung und Eigenbeleg eindeutig miteinander verknüpft werden,
- nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert werden,
- Zeitpunkt der Erstellung und Genehmigung nachvollziehbar aufgezeichnet werden und
- die Unterlagen entsprechend den GoBD aufbewahrt werden.
Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Prozesse den Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentation entsprechen.
Wo die Finanzverwaltung strengere Anforderungen stellt als das Gesetz
Für Unternehmer ist ein Blick auf die Rechtsgrundlagen besonders interessant. Das Einkommensteuergesetz verlangt lediglich Nachweise über die Höhe der Aufwendungen und deren betriebliche Veranlassung. Viele Detailanforderungen, die heute in Betriebsprüfungen kontrolliert werden, ergeben sich jedoch nicht unmittelbar aus dem Gesetz. Dies betrifft beispielsweise:
- Anforderungen an digitale Eigenbelege,
- elektronische Genehmigungen,
- technische Verknüpfungen von Dokumenten,
- Vorgaben zur digitalen Archivierung.
Diese Anforderungen beruhen überwiegend auf Verwaltungsanweisungen der Finanzverwaltung. Zwar sind solche BMF-Schreiben grundsätzlich nur für die Finanzverwaltung bindend. In der Praxis orientieren sich Betriebsprüfer jedoch an diesen Vorgaben. Unternehmen, die hiervon abweichen, müssen daher im Zweifel besonders sorgfältig nachweisen können, dass die gesetzlichen Voraussetzungen dennoch erfüllt sind.
Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 hat insbesondere im Bereich der digitalen Nachweisführung zusätzliche Konkretisierungen eingeführt. Die materiellen Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug wurden dadurch zwar nicht verschärft, die Anforderungen an die Dokumentation sind jedoch deutlich detaillierter beschrieben als im Gesetz selbst.
Symbolbild, mit KI erstellt (Recraft V4.1)
Besonderheiten bei Trinkgeldern
Trinkgelder können ebenfalls als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Idealerweise bestätigt der Empfänger das Trinkgeld direkt auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg. Dies gilt insbesondere bei höheren Beträgen.
Die häufig anzutreffende Aussage, Trinkgelder bis zu zehn Prozent des Rechnungsbetrags würden stets ohne Nachweis anerkannt, findet sich weder im Gesetz noch im aktuellen BMF-Schreiben.
Wer Diskussionen mit dem Finanzamt vermeiden möchte, sollte daher auch Trinkgelder möglichst nachvollziehbar dokumentieren.
Separate Aufzeichnungspflichten für Bewirtungskosten
Geschäftliche Bewirtungskosten müssen getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. In der Praxis erfolgt dies regelmäßig über gesonderte Konten in der laufenden Buchhaltung. Dadurch kann die Finanzverwaltung nachvollziehen, welche Aufwendungen der gesetzlichen Abzugsbeschränkung von 70 % unterliegen.
Bei Einnahmenüberschussrechnern ist ebenfalls sicherzustellen, dass die Bewirtungsaufwendungen getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst werden.
Fazit
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Bewirtungskosten gehören seit Jahren zu den Bereichen, die von Betriebsprüfern besonders intensiv kontrolliert werden. Die Einführung digitaler Prozesse und die zunehmende Verbreitung von E-Rechnungen ändern daran nichts. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass
- Anlass und Teilnehmer zeitnah dokumentiert werden,
- Bewirtungsbelege vollständig archiviert werden,
- digitale Prozesse den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 entsprechen,
- Trinkgelder nachvollziehbar dokumentiert werden und
- geschäftliche Bewirtungen getrennt von anderen Aufwendungen gebucht werden.
Wer bereits bei der Entstehung der Bewirtungskosten auf eine vollständige Dokumentation achtet, vermeidet spätere Diskussionen mit dem Finanzamt und reduziert das Risiko von Hinzuschätzungen oder nicht anerkannten Betriebsausgaben im Rahmen einer Betriebsprüfung erheblich.
Häufige Fragen
zu Bewirtungs-
kosten.
Bewirtungskosten gegenüber Geschäftspartnern sind grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Bewirtung eigener Arbeitnehmer kann dagegen regelmäßig zu 100 % abzugsfähig sein.
Erforderlich sind insbesondere Ort, Datum, Anlass der Bewirtung, Teilnehmer sowie die Höhe der Aufwendungen. Bei Restaurantbesuchen muss zusätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen.
Nein. Zusätzlich müssen Anlass und Teilnehmer der Bewirtung dokumentiert werden. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug versagen.
Ja. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 erkennt digitale Bewirtungsbelege und E-Rechnungen grundsätzlich an. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare digitale Archivierung.
Im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrolliert die Finanzverwaltung regelmäßig die Angaben zum Anlass der Bewirtung, die Teilnehmerliste, die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung sowie die getrennte Aufzeichnung der Bewirtungskosten in der Buchhaltung.
